• Filière : filière administrative
• Cadre d'emploi : adjoints administratifs territoriaux
• Catégorie statutaire : C
• Type d'emploi : permanent
• Localisation : Digne les Bains

Description du poste

Détail des missions

Principale :

• assurer la fonction d’accueil physique et téléphonique de l’Hôtel du Département (site sous démarché qualité),

Secondaire :

• assurer l’agencement et le maintien en état de propreté des locaux, des mobiliers et matériels en gestion.
• assurer le service et l’entretien de la salle de convivialité de l’Hôtel du Département.
• assurer la suppléance de l’unité courrier en cas d’absence des titulaires.

Activités

- Accueil : fonction d’accueil du public de l’Hôtel du Département :

• accueil physique du public, des personnalités et des entreprises,
• orientation des usagers vers les services ou organismes compétents,
• gestion du standard téléphonique,
• réservation des salles de réunions en utilisant le logiciel dédié à cet effet et apposition des fiches de réservation sur les portes des salles de réunion de l’ HdD,
• gestion du logiciel de chauffage de la salle de réception,
• gestion des réservations des véhicules de la flotte de l’HdD,
• accueil des traiteurs lors des manifestations,
• mise en place et service du café (et rangement),
• mise en place des verres et des bouteilles d’eau dans l’hémicycle (avec lavage des verres et retrait des bouteilles d’eau usagées),
• service des repas lors des cérémonies ou des sessions,
• travaux administratifs, mises à jour des procédures, mise en place d’un tableau de gestion des réservations des salles,
• nettoyage de la salle de réception et de sa cuisine selon la méthode HACCP,
• ouverture et fermeture de l’entrée principale.

Entretien des locaux

Enchaînement des travaux nécessaires au nettoyage et à l’entretien des locaux des bâtiments départementaux à effectuer seul ou en équipe :

• organisation de son travail en fonction des consignes orales ou écrites ;
• exécution des travaux de nettoyage des locaux et surfaces ;
• compte rendu de bon état des locaux ;
• ouverture et fermeture des locaux ;

Gestion de la salle de convivialité HdD

• dressage de la table sur demande,
• service des convives, débarrassage de la table,
• nettoyage de la salle de convivialité et sa cuisine,
• nettoyage de la vaisselle.

Gestion du courrier

aide ponctuelle à la gestion centrale du courrier lors des périodes de forte charge, de congés ou d’absences :

• réception du courrier entrant,
• ouverture et tri du courrier dans le respect des procédures mises en place,
• gestion électronique du courrier via l’application Elise,
• préparation du courrier sortant dans le respect de la procédure mise en place et remise aux agents de La Poste.

Environnement de travail

Relations avec les élus, les personnels des services et le public.

Rattachement hiérarchique

La responsable de l’unité logistique.

Profil recherché

Connaissances :

• connaître l’organigramme de la collectivité,
• maîtriser l’outil information (Word, Excel),
• maîtriser les techniques d’accueil du public courant et du public difficile,
• connaître les produits, les matériels et techniques de nettoyage par type de surfaces,
• connaître les règles pratiques d’hygiène et de sécurité,
• connaître les techniques de service en salle.

Capacités – Savoir-être :

• esprit d’équipe, ponctualité, mobilité, polyvalence ;
• bon relationnel, courtoisie, réserve et discrétion ;
• sens de l’initiative, de l’organisation et de la planification ;
• capacité à rendre compte du travail effectué ;
• autonomie, disponibilité ;
• bonne tenue exigée (un code vestimentaire pourra être imposé).

Rémunération

Remuneration

Statutaire + RIFSEEP (groupe 2) + CIA + NBI 10 points

CNAS, mutuelle, prévoyance + titres restaurant

Observations complémentaires

Nature du poste

Poste permanent à temps complet, rythme de 36h30.

Résidence administrative : Digne-les-Bains

Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Dans ce cas, l'agent recruté est engagé par un contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans.

Contexte d’exercice

• Contraintes physiques (port de charges lourdes + de 10kg, port de matériels et machines, activités répétitives et essentiellement debout),
• contraintes d’hygiène et sécurité (manipulation, dosage et stockage des produits détergents ou toxiques),
• moyens informatiques mis à disposition,
• horaires de présence obligatoire, 7h18 par jours,
• travail possible en dehors des horaires,
• remplacement au pied levé.

Candidature

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) avec la référence du poste à :
Madame la Présidente du Conseil départemental des Alpes de Haute-Provence
Direction des ressources humaines
13 rue du Docteur Romieu
CS 70216
04995 DIGNE-LES-BAINS Cedex 9

Référence : 2024/10/375 - MP 94
Date limite de dépôt des candidatures : 29/11/2024